Hoe kies je de juiste VSME software?

Wie aan de slag gaat met VSME, merkt al snel dat er veel software op de markt is.

De ene tool helpt met data, de andere met rapporteren, en sommige doen een beetje van alles.

Hoe weet je wat bij jouw organisatie past? De juiste keuze hangt vooral af van wat je wilt bereiken en hoeveel je zelf wilt doen.

Twee soorten VSME software

Binnen een VSME-traject kun je grofweg twee soorten software onderscheiden.

1. Rapportage- en projectmanagement software

Deze software helpt je om de structuur van je rapportage op te bouwen en het proces te organiseren. Je houdt er acties, deadlines en verantwoordelijkheden in bij en ziet welke onderdelen nog aandacht vragen.

Een voorbeeld hiervan is Agora-Z, een VSME-projectmanagement- en rapportagetool die duidelijk maakt wat er op elk punt in de rapportage nodig is. Bij ieder datapunt vind je uitleg over wat je moet verzamelen, wie dit doet en hoe – inclusief voorbeelden.

Doordat je deze data daarna ook direct in het systeem invult, heb je al je informatie op één plek. Dat maakt het makkelijker om werk te verdelen, voortgang te volgen en zelf meer regie te houden over het proces. Uiteindelijk draai je direct een overzichtelijk VSME-rapport uit.

2. Data software

Daarnaast is er software die juist helpt bij het meten en berekenen van gegevens, zoals gereden kilometers, energieverbruik, afvalstromen of CO₂-uitstoot. Deze tools leveren de cijfers die je vervolgens in je rapportage opneemt. Ze vormen dus een aanvulling op de rapportagestructuur, maar vervullen een ander doel.

Binnen datasoftware kun je onderscheid maken tussen twee typen tools:

A. Dataregistratie en dashboards
Dit is software waarin je datastromen verzamelt en inzichtelijk maakt, bijvoorbeeld via grafieken of managementdashboards.

Denk aan tools zoals Skyclear, Greenreporting, of Smarttrackers. Deze tools brengen gegevens over energie, afval, materialen en transport samen in één omgeving. Zo kun je zien waar verbruik plaatsvindt, waar verspilling ontstaat en hoe prestaties zich ontwikkelen over tijd.

B. Analyse- en optimalisatietools
Dit is software waarmee je data meet en hier vervolgens ook op kan sturen.
Denk aan BigMile of EcoTransIT, die emissies berekenen en reductiescenario’s tonen.
Andere tools, zoals EnergyDeck, Circular IQ of Envirometer, richten zich op energie-efficiëntie, circulariteit of materiaalstromen en helpen de effecten van maatregelen door te rekenen.

Hoe kies je de juiste VSME software?

De juiste keuze hangt af van de rapportage fase waarin jouw organisatie zich bevindt - en die verschilt per bedrijf.

Voorbereiding voor de VSME kunnen we namelijk opdelen in 5 fases:

1. Verwachtingen - richting en structuur aanbrengen

In deze eerste stap bepaal je de inhoudsopgave van je rapport: welke thema's wil je meenemen, welke (additionele) thema's verwachten klanten of (interne) stakeholders, en hoe sluit dit aan bij wat je al doet?

Software gebruik: Rapportage- en projectmanagement software

• Tools zoals Agora-Z helpen je om deze VSME thema’s te kiezen, verwachtingen vast te leggen en een logische rapportagestructuur op te bouwen.
• Als je al CSRD voorbereidingen heb gedaan, kun je je initiële dubbele materialiteitsanalyse nog verder toespitsen op de thema's die écht relevant zijn voor je bedrijf. Deze kun je daarna in je VSME projectmanagement software doorvoeren.
• Datasoftware is hier nog niet persé nodig; het draait om context, prioriteiten en structuur.

2. Nulmeting - inzicht in waar je nu staat

Per VSME thema zijn er datapunten die je moet rapporteren. In deze fase onderzoek je welke data en gegevens al beschikbaar zijn binnen je organisatie en wat je nog moet verzamelen. Hier komt een actieplan uit voor je dataverzameling.

Gebruik: Combinatie van beide software types

• Datasoftware helpen je inzicht te krijgen in datapunten waarover je in de VSME wilt rapporteren. Denk aan je CO2 uitstoot, of afvalinzichten zoals het percentage recycling of verbranding, enz.
• Rapportage- en projectmanagement software helpt om je verzamelingsvoortgang bij te houden,en de resultaten te ordenen per taak en VSME thema.

3. Beleid - doelen en richting bepalen

Na de nulmeting bepaal je hoe je verder wilt verbeteren: welke doelen stel je, welke maatregelen neem je - en wie is verantwoordelijk voor wat?

Gebruik: Rapportage- en projectmanagement software

• Agora-Z helpt hier om ambities, doelstellingen en acties per thema vast te leggen.
• Je kunt verantwoordelijkheden, budgetten en tijdlijnen koppelen aan de thema’s.

4. Borging - beleid integreren in de bedrijfsvoering

In deze fase zorg je dat beleid en rapportage onderdeel worden van je bedrijfscultuur en kwaliteitssysteem.

Gebruik: Combinatie van data- en rapportage- en projectmanagement

• Datasoftware levert actuele cijfers en indicatoren (KPI’s) waarmee verantwoordelijken voortgang kunt volgen. Vaak kun je bestaande software vanuit kwaliteit gebruiken of uitbreiden.
• Rapportage- en projectmanagement software helpt je VSME processen te standaardiseren, waardoor je processen jaarlijks makkelijk vergelijkbaar, opbouwend, en herhaalbaar zijn.

5. Rapportage - je VSME-rapport opstellen

De laatste stap is het samenbrengen van alles in één duidelijke rapportage.

Gebruik: Rapportage- en projectmanagement (met datakoppeling)

• In Agora-Z stel je het rapport samen volgens de VSME-structuur. Uiteraard kun je je rapport daarna eigen maken vanuit je branding. Hiervoor raden we je aan je marketing en communicatie afdeling- en eventueel externe hulp te raadplegen.
• Datasoftware levert de grafieken en cijfers die in de rapportage worden opgenomen.

Belangrijke aandachtspunten voor je keuze

Bij het selecteren van VSME-software helpt het om eerst scherp te hebben wat je zelf wilt doen en wat je wilt laten ondersteunen.
Let daarom op deze aandachtspunten:

• Complexiteit van je organisatie: Hoe meer afdelingen of vestigingen, hoe belangrijker een vaste structuur is. Software kan mooi helpen deze structuur vast te leggen. Bij een complexe organisatie of uitgebreidere VSME rapportage kan het dan wel fijn zijn je start samen te doen met een externe partij - zo zorg je voor een stevige, correcte basis. Een rapportage- en projectmanagement tool is in in dit geval erg handig om overzicht en structuur te behouden.

**Tip: Zorg dat je een VSME tool kiest waarin je gemakkelijk met je hele team kan werken.

• Beschikbaarheid van data: Als je al systemen hebt voor CO₂, sluit daar dan op aan. Vind het wiel niet opnieuw uit! Heb je al software voor data collectie - én het werkt goed? Zorg dan vooral dat je het goed kan samenbrengen in je rapportage. Heb je het nog niet- of wil je het samenbrengen? Dan kan een data collectie tool erg handig zijn.

**Tip: Zorg dat je een VSME tool kiest waarin je gemakkelijk data kan invoeren. Zo heb je alles op 1 plek en wordt de uiteindelijke rapportage een stuk makkelijker.

• Eigen capaciteit & expertise: Wil je vooral zelf aan de slag, juist leunen op externe begeleiding, of er tussen in zitten? Je kunt altijd stevig starten met extra begeleiding en daarna zelfstandig door met software. Heb je de expertise al in huis? Dan is software een mooie kans om zelfstandig, efficiënt aan het werk te gaan.

**Tip: Sommige software, zoals Agora-Z, biedt extra uitleg en context bij het uitvoeren van VSME taken. Afhankelijk van je interne kennisniveau, kan dit veel helpen bij het uitvoeren van je VSME traject.

• Jaarlijks rapporteren: Bij de VSME gaan we er van uit dat je jaarlijks gaat rapporteren, intern misschien wel meerdere keren in het jaar. Software helpt dan erg om je processen te standaardiseren. Zo heb je alles op één plek en wordt het proces elk jaar efficiënter.

Een aanpak die past bij jouw situatie

Bij Factor Delta helpen we bedrijven hun VSME-rapportage strategisch en praktisch in te richten.

We beginnen met de thema’s die voor jouw organisatie en stakeholders écht belangrijk zijn, begeleiden bij het verzamelen van de juiste gegevens en zorgen dat de rapportage makkelijk herhaalbaar wordt. Compleet geborgd in je bestaande systemen (o.a. je kwaliteitssystemen).

Onze aanpak is altijd op maat: gericht op focus, haalbaarheid en eigenaarschap. Tools zoals Agora-Z ondersteunen jou in dat proces door structuur en extra kennis en uitleg te bieden, zonder dat je afhankelijk wordt van externe partijen.

Zo bouw je stap voor stap aan een VSME-aanpak die bij jouw bedrijf past.